Datenschutzerklärung – So behandeln wir Ihre Daten

Eine leistungsfähige und kundenorientierte Logistik ist in der heutigen Zeit ohne umfassenden EDV-Einsatz nicht mehr denkbar. Neben der Unterstützung bei der Disposition und Abwicklung der Sendungen an unseren Verteilzentren sowie den angeschlossenen Zustellunternehmen betrifft das insbesondere die Dokumentation der Sendungen, angefangen vom Versand beim Absender bis zur Zustellung an Ihrer Haustür.

Für die Hermes Logistik GmbH & Co KG nimmt in diesem Zusammenhang der besondere Schutz aller Ihrer persönlichen Daten, die wir zum Zwecke der Abwicklung Ihrer Sendungen erhalten oder gewinnen, eine wichtige Position in unserer täglichen Arbeit ein:

  • Grundsätzlich verwenden wir Ihre Daten nur im Zusammenhang mit der Abwicklung Ihrer Sendung.
  • das Datum und die Dauer des Besuchs des Nutzers
  • Durch Nutzung von geschlossenen Datenübertragungstechniken und aktuellen Sicherungssystemen sorgen wir dafür, dass Dritte keinen Zugang zu Ihren Daten erlangen können.
  • Selbstverständlich geben wir Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Außerdem speichern wir Ihre Daten nur für einen begrenzten Zeitraum.

Sie haben selbstverständlich jederzeit das Recht, Ihren Datenspeicherung zu widerrufen, in diesem Fall würden wir Ihre persönlichen Daten umgehend löschen.

Welche Informationen erhalten wir vom Absender und wozu werden sie benötigt?
Vom Absender Ihrer Sendung erhalten wir auf elektronischem Wege grundsätzlich die folgenden Informationen:
  • Ihre Adresse (Vorname, Name, Straße, Hausnummer)
    Ihre Adresse verwenden wir in den Tourenunterlagen, um Ihnen die Sendung zustellen zu können.
  • Ihre Telefonnummer
    Ihre Telefonnummer benötigen wir, um Sie anzurufen, falls bei der Zustellung einmal etwas nicht geklappt hat, z.B. um einen neuen Zustelltag mit Ihnen zu vereinbaren.
  • Ihre Kundennummer
    Falls die Sendung an den Absender zurückgeschickt werden muss, erhält der Absender auf elektronischem Weg vorab eine Information unter Nennung Ihrer Kundennummer.
  • Angaben zur Sendung, wie Gewicht, Volumen und Verpackungsart
    Anhand dieser Informationen erstellen wir unsere Kapazitätsplanung für die Zustelltouren.
  • Hinweise zur Sendung bei bestimmten Versandformen, wie z.B. den Inkassobetrag bei Nachnahme-Sendungen oder einen Zustelltermin
    Diese Daten benötigen wir, um die entsprechenden Versandanweisungen des Absenders zu berücksichtigen und deren Erfüllung zu kontrollieren.

Angaben zu den bestellten Artikeln, wie z.B. die Artikelnummer oder Artikelbezeichnungen, verarbeiten wir nicht.
Wie erfolgt die Adressspeicherung im Hermes PrivatPaketService?
Regelmäßige Nutzer unseres Hermes PrivatPaketService können über das Hermes Portal im Internet auf bequeme Weise Aufträge platzieren und die für unsere Abwicklung notwendigen Unterlagen ausdrucken.

Die hierfür benötigten Adressinformationen werden im Rahmen einer Registrierung von Ihnen einmalig über ein Internet-Formular an uns übermittelt und stehen dann passwortgeschützt für weitere Aufträge zur Verfügung.

Bei telefonischen Aufträgen werden die benötigten Daten zur Abholung und Zustellung durch unsere Call Center- Mitarbeiter erfasst. Bei Abgaben im Paketshop erfolgt eine Erfassung anhand der Begleitunterlagen durch die beauftragten Mitarbeiter.
Welche Informationen erheben wir selbst?
Über den auf der Sendung aufgebrachten Barcode mit der Identifikationsnummer werden alle Sendungen bei den verschiedenen Bearbeitungsschritten durch Scanner erfasst. Der jeweilige Status wird in unserem EDV-System gespeichert und dient zur lückenlosen Dokumentation der Sendung z.B. im Falle von Reklamationen.

Unsere Zusteller sind mit mobilen Datenerfassungsgeräten ausgestattet. Auf dem Display dieses Gerätes quittieren Sie – wie auf einem Stück Papier – durch Ihre Unterschrift den Erhalt der Sendung. Zusätzlich hierzu speichern wir Datum und Uhrzeit der Zustellung und bei Nachbarschaftsabgaben auch den Namen und Wohnort des Ersatzempfängers.

Ihre Unterschrift wird verschlüsselt auf dem Erfassungsgerät gespeichert und nach Rückkehr vom Zusteller ebenfalls verschlüsselt in unser zentrales EDV-System übertragen. Durch verschiedene Maßnahmen stellen wir sicher, dass Ihre Quittungsunterschrift gegen missbräuchliche Nutzung geschützt ist.
Wo findet die EDV-seitige Verarbeitung der Informationen statt?
Im Rechenzentrum der Hamburger Zentrale der Hermes Logistik Gruppe werden alle Daten zentral gespeichert.

In unseren Verteilzentren sowie den angeschlossenen Zustellunternehmen kommen PC zum Einsatz. Diese Außenstellen greifen über gesicherte Datenleitungen auf die Zentrale zu und erhalten dabei Zugriff nur auf die Daten derjenigen Sendungen, die dort jeweils auszuliefern sind.

Alle eingesetzten EDV-Programme sind Hermes-interne Entwicklungen. Die Programme und Datenbanken haben keine frei zugänglichen Daten-Schnittstellen.

Über zwei extern betriebene Call Center in Graz und in Hamburg werden Aufträge angenommen und Sendungsauskünfte erteilt.
Welche persönlichen Informationen werden von Hermes weitergegeben?
Die mit Hermes kooperierenden Versandhäuser erhalten auf elektronischem Weg täglich die Statusinformationen zu ihren Sendungen. Anhand dieser Informationen prüfen die Versandhäuser die ordnungsgemäße Bearbeitung der Sendung und nehmen bei Problemen Kontakt zu Ihnen als Kunden auf.

Bei von Hermes durchgeführten Adressklärungen erhält das Versandhaus die korrigierte Adresse auf elektronischem Wege übermittelt.

An andere Interessenten, z.B. Marketingagenturen oder anderen Versandhäusern geben wir selbstverständlich keine Daten weiter.
Gibt es andere Verwendungszwecke meiner Daten?
Für die Abrechnung unserer Leistungen mit unseren Auftraggebern sowie für verschiedene andere statistische Zwecke werden die Daten nach unterschiedlichen Merkmalen ausgewertet, wie z.B. die monatliche Sendungsmenge je Postleitzahl.

Dabei entstehen aber ausschließlich verdichtete, nicht mehr personifizierbare Statistiken. Eine auf Einzelpersonen ausgerichtete Auswertung oder Verdichtung der Zustellinformationen findet nicht statt.
Wie komme ich als Empfänger der Sendung an Informationen?
Aus Sicherheitsgründen erhält der Empfänger Informationen nur vom Absender. Bei den Versandhäusern übernimmt diese Aufgabe z.B. die jeweilige Kundenbetreuung. Teilweise bieten die Versandhäuser auch die Möglichkeit, aktuelle Statusinformationen über das Kundenkonto im Internet abzufragen.

Für Nutzer des Hermes PrivatPaketService besteht die Möglichkeit, direkt über das Hermes-Portal im Internet eine Sendungsauskunft zu erhalten.

Kontakt


Bei Fragen oder Hinweisen wenden Sie sich bitte an:
Hermes Logistik GmbH & Co KG
Datenschutzbeauftragter
Concorde Business Park 1, D1/7
2320 Schwechat
Email: datenschutz@hlg.at

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